E-Rechnung – Sind Sie Bereit?
Mit der Zustimmung des Bundesrates zum Wachstumschancengesetz wird ab 2025 die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich zur Pflicht.
Dies markiert einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Deutschland. Was bedeutet dies für Ihr Unternehmen?
Lesen Sie heute:
Exkurs B2B vs. B2C:
Der Unterschied zwischen B2B (Business-to-Business) und B2C (Business-to-Consumer) bezieht sich hauptsächlich auf die Zielgruppen, die ein Unternehmen anspricht.
- B2B: Die Zielgruppe sind andere Unternehmen, Organisationen oder Einrichtungen. Die Produkte oder Dienstleistungen werden verkauft, um den Geschäftsbetrieb des Käuferunternehmens zu unterstützen oder zu verbessern.
- B2C: Die Zielgruppe sind Einzelpersonen oder Endverbraucher. Produkte oder Dienstleistungen sind für den persönlichen Gebrauch oder Konsum bestimmt.
Definition und Anforderungen der E-Rechnung:
Zuerst sollte geklärt werden, ob eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung besteht. Ausnahmen dieser Pflicht finden sich in der E-Rechnungsverordnung des Bundes.
Des Weiteren müssen vertragliche Vereinbarungen mit dem Auftraggeber beachtet werden.
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (XML-Datensatz) erstellt, übermittelt und empfangen wird.
Sie ermöglicht eine automatische elektronische Verarbeitung und muss entweder der CEN-Norm EN 16931 entsprechen oder in ein Format extrahierbar sein, das mit dieser europäischen Norm kompatibel ist.
Eine E-Rechnung stellt somit Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar.
Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden:
- elektronisch übermittelt,
- elektronisch empfangen
- sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Dies umfasst auch hybride Formate wie ZUGFeRD, die sowohl einen strukturierten Datensatz als auch ein PDF-Dokument enthalten.
Eine PDF-Datei ist keine E‑Rechnung
Achtung: Ein PDF das beispielsweise per E-Mails versendet wird, ist keine „elektronische Rechnung“ im Sinne dieser Verordnung. Denn eine e-Rechnung, muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
Anders ausgedrückt: Eine elektronische Rechnung repräsentiert die Rechnungsinformationen als strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz. Daher erfüllen eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung nicht die gesetzlichen Anforderungen.
Lösung: Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, werden dann unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnungen“ zusammengefasst.
Es ist daher erforderlich, sich an neue Definitionen von Begriffen zu gewöhnen (§ 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG n. F.). Ab dem 1. Januar 2025 wird unterschieden zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch eRechnungen genannt) und anderen Arten von Rechnungen.
Hinweis: Für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise dürfen weiterhin sämtliche Rechnungsarten verwendet werden. §§ 33, 34 UStDV
Stufenweise Einführung: Wichtige Daten und Übergangsfristen:
- Ab dem 1. Januar 2025 muss die Empfangsbereitschaft einer E-Rechnung im strukturierten Format gewährleistet sein.
- Ein Übergangszeitraum bis Ende 2026 erlaubt es, weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze auszustellen, die in den Jahren 2025 und 2026 getätigt werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
- Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 EURO verlängert sich dieser Übergangszeitraum für Umsätze, die 2027 ausgeführt werden, bis Ende 2027.
- Bis Ende 2028 dürfen Rechnungen für Umsätze aus den Jahren 2026 oder 2027 mittels bestehender EDI-Verbindungen übermittelt werden, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers.
Ausnahmeregelungen und Sonderfälle:
Bestimmte Ausnahmen gelten weiterhin, wie für Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Fahrausweise.
Zusätzlich ist geplant, ab 2028 oder 2030 ein elektronisches Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze einzuführen, das im Rahmen des EU-Maßnahmenpakets „VAT in the digital age“ (ViDA)entwickelt wird.
Für Unternehmer, die ihre Rechnungen noch manuell erstellen oder nicht im Internet sind, sind bislang keine spezifischen Ausnahmen bekannt.
Exkurs Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung:
Unternehmer sind generell dazu berechtigt, Rechnungen zu erstellen, wenn sie Waren liefern oder Dienstleistungen erbringen.
Wenn diese Leistungen an andere Unternehmer erbracht werden (B2B), besteht sogar eine Rechnungsstellungspflicht, sofern der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG von der Steuer befreit ist.
Für das Ausstellen einer Rechnung haben Unternehmer eine Frist von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung. Diese grundlegenden Regelungen bleiben auch mit der Einführung des Wachstumschancengesetzes unverändert, selbst wenn der Gesetzestext modifiziert wird.
Neu eingeführt wird jedoch die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG n. F.
Auch Vermieter können betroffen sein:
Nach aktuellem Stand würden künftig auch Vermieter, die durch die Option nach § 9 UStG steuerpflichtige Vermietungen an andere Unternehmer vornehmen, zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet sein. Bislang konnte der Mietvertrag selbst als Rechnung dienen.
Das gilt für Rechnungsempfänger:
Ab dem 1. Januar 2025 tritt die neue E-Rechnungspflicht in Kraft.
Inländische Unternehmer müssen als Rechnungsempfänger ab diesem Datum in der Lage sein, E-Rechnungen gemäß den neuen Vorgaben zu empfangen.
Die Zustimmung des Rechnungsempfängers ist nicht mehr erforderlich, außer für elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Standards entsprechen oder wenn keine E-Rechnungspflicht vorliegt, wie bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen.
Auch Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Leistungen erbringen, wie zum Beispiel Wohnungsvermieter oder Ärzte, müssen künftig in der Lage sein, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen und zu archivieren.
Hinweis: Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) plant, Unternehmen durch ein kostenloses Tool zur Erstellung und Visualisierung elektronischer Rechnungen zu unterstützen.
Diese Lösung befindet sich derzeit in der Prüfung und könnte eventuell vor dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen verfügbar gemacht werden. Dies wäre besonders für jene Unternehmen von Vorteil, die derzeit keine eRechnungs-fähige Software nutzen.
Die Benutzerfreundlichkeit einer solchen von der Finanzverwaltung bereitgestellten Lösung bleibt abzuwarten.
Die neue Gesetzgebung macht keine spezifischen Vorgaben zur Übermittlungsmethode elektronischer Rechnungen. Daher könnte für den Empfang einer elektronischen Rechnung vorerst ein E-Mail-Postfach genügen.
Gutschriften weiterhin möglich
Die Abrechnung mittels Gutschrift, also die Rechnungstellung durch den Leistungsempfänger, bleibt zulässig, sofern sie wie bisher im Voraus vereinbart wurde. Ebenso ist die Rechnungstellung durch einen Dritten im Namen und auf Rechnung des Unternehmers weiterhin gestattet.
Mein Fazit:
Die elektronische Rechnungsstellung ist unumgänglich. Elektronische Rechnungen sind im öffentlichen Sektor bereits obligatorisch, und auch im privaten Bereich fordern zunehmend mehr Unternehmen von ihren Geschäftspartnern die Fähigkeit, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden.
Der Druck zur Umstellung wächst daher unabhängig von den Zeitplänen nationaler oder EU-Gesetzgebungen. Angesichts des möglicherweise erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwands für die Umstellung, abhängig von Unternehmensgröße und IT-Infrastruktur, ist es ratsam, entsprechende Projekte baldmöglichst zu implementieren, falls dies noch nicht erfolgt ist.
Sehen Sie in der Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Gelegenheit, Ihre Finanzprozesse zu verbessern.
Machen Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig bereit, um einen nahtlosen Wechsel zu gewährleisten.
